Shopware 6 Flow Builder: Der ultimative Praxis-Guide für Online-Händler

Der Flow Builder in Shopware 6 revolutioniert die Art und Weise, wie du komplexe Geschäftsprozesse automatisieren kannst – und das ganz ohne Programmiercode. Seit seiner Einführung im November 2021 mit dem Release von Shopware 6.4.6.0 ermöglicht dir dieses leistungsstarke Tool, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und dich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren.

Der Shopware 6 Flow Builder ist in allen Shopware-Plänen enthalten, wobei fortgeschrittene Funktionen nur in den Evolve- und Beyond-Plänen verfügbar sind. Im Gegensatz zum Rule Builder, der hauptsächlich Regeln für bestimmte Szenarien definiert, geht der Shopware 6 Flow Builder einen Schritt weiter. Er kombiniert Trigger, Bedingungen und Aktionen, um vollständige Arbeitsabläufe zu automatisieren. Die Flow Builder Basics umfassen das Automatisieren von Aufgaben wie E-Mail-Versand, Bestandsaktualisierungen und Teambenachrichtigungen – alles Prozesse, die mit zunehmender Geschäftsgröße immer komplexer werden und dementsprechend immer mehr deiner Zeit einfordern.

In diesem Praxis-Guide erfährst du, wie du den Flow Builder für deinen Online-Shop optimal nutzen kannst. Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie du eigene Flows erstellst und zeigen dir praktische Beispiele aus dem Alltag von Online-Händlern – von automatischen Rechnungsversand bis hin zu personalisierten Kundenumfragen.

Was ist der Shopware 6 Flow Builder und wie unterscheidet er sich vom Rule Builder?

Der Shopware 6 Flow Builder steht für kraftvolle Prozessautomatisierung in deinem Online-Shop. Anders als andere Shop-Features ermöglicht er dir, komplexe Geschäftsabläufe zu automatisieren – ohne dass du oder deine Mitarbeiter eingreifen müssen.

Mit diesem Tool planst du wichtige Prozesse basierend auf vordefinierten Auslösern (Triggern) und passt sie an deine individuellen Anforderungen an. Das Besondere: Du brauchst dafür keine Programmierkenntnisse. Stattdessen nutzt du eine intuitive Oberfläche, um deine Automatisierungen zu erstellen und zu steuern.

Flow Builder vs. Rule Builder: Die wichtigsten Unterschiede

Während du den Flow Builder und den Rule Builder in Shopware 6 möglicherweise ähnlich findest, erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben:

Der Rule Builder erstellt „Statements“, die je nach Kontext entweder wahr oder falsch sein können. Diese Statements beziehen sich auf bestimmte Faktoren wie:

• den Warenkorbinhalt
• das Datum und die Uhrzeit
• die Kundengruppen
• die Produktkategorien

Dies erlaubt dir beispielsweise, einer bestimmten Kundengruppe einen 10% Rabatt zu gewähren oder Rabatte für spezifische Produktkategorien einzurichten.
Der Flow Builder hingegen geht einen entscheidenden Schritt weiter. Er arbeitet nach dem Prinzip:

1. Trigger (Was löst den Prozess aus?)
   • Zum Beispiel: „Eine Bestellung wurde aufgegeben“
2. Bedingungen (Unter welchen Umständen soll etwa passieren?)
   • Zum Beispiel: „Der Kunde kommt aus Europa“ UND „Der Warenkorbwert ist ≥ 1.000 EUR“
3. Aktionen (Was soll passieren, wenn die Bedingungen erfüllt sind?)
   • Zum Beispiel: „Sende eine Bestätigungs-E-Mail mit speziellem Rabattcode“

Wichtig zu verstehen: Der Flow Builder erweitert den Rule Builder – er ersetzt ihn nicht. Tatsächlich nutzt der Flow Builder die im Rule Builder erstellten Regeln als Bedingungen für seine Abläufe.

Wann solltest du welchen Builder einsetzen?

Der Rule Builder ist ideal, wenn du

• Einfache Wenn-Dann-Szenarien erstellen möchtest
• Regelwerke für spezifische Shopware-Funktionen benötigst
• Bedingungen für Preisregeln, Versandmethoden oder Zahlungsarten definieren willst

Den Flow Builder solltest du nutzen, wenn du:

• Komplexe Geschäftsprozesse automatisieren möchtest
• Ereignisbasierte Aktionen benötigst
• Zeitverzögerte Aktionen ausführen willst (z.B. eine Bewertungs-E-Mail eine Woche nach Kauf)
• Mit externen Systemen über Webhooks kommunizieren möchtest (ab Shopware Evolve Plan)

Der wahre Mehrwert entsteht, wenn du beide Tools kombinierst. Zum Beispiel kannst du im Rule Builder eine Regel „Ist VIP-Kunde“ erstellen und diese dann im Flow Builder als Bedingung für den Trigger „Bestellung aufgegeben“ nutzen.

Mit dem Flow Builder kannst du sogar mehrere Bedingungen verknüpfen und für jedes mögliche Ergebnis (wahr/falsch) unterschiedliche Aktionen festlegen. So entstehen individuelle Workflows, die genau zu deinen Geschäftsprozessen passen.

Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung bietet der Flow Builder heute auch die Möglichkeit, mit Drittanbieter-Systemen zu kommunizieren – sei es durch Auslösen von Aktionen in externen Systemen oder durch das Reagieren auf Ereignisse außerhalb von Shopware.

So funktioniert der Flow Builder in Shopware 6

In der Admin von Shopware 6 findest du unter Einstellungen >> Shop den Flow Builder – dein Werkzeug für maßgeschneiderte Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse. Mit seiner intuitiven Oberfläche werden wiederkehrende Aufgaben zum Kinderspiel, während du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

Trigger: Was löst einen Flow aus?

Jeder Flow beginnt mit einem Auslöser (Trigger), der den automatisierten Prozess startet. Die Palette an verfügbaren Triggern ist vielfältig:

• Bestellbezogene Trigger: Wenn eine Bestellung aufgegeben wurde oder sich der Zahlungsstatus ändert
• Kundenbezogene Trigger: Registrierung neuer Kunden, Login oder Kontoänderungen
• Statusänderungen: Wechsel von Bestell- oder Zahlungsstatus
• Formularaktionen: Ausfüllen von Kontaktformularen

Diese Trigger bestimmen den Zeitpunkt, an dem dein automatisierter Workflow in Aktion tritt. Jeder Trigger öffnet dabei unterschiedliche Möglichkeiten für nachfolgende Aktionen.

Bedingungen: Wann soll etwas passieren?

Nach dem Trigger kommen die Bedingungen ins Spiel. Hier verfeinerst du, wann genau die Aktionen ausgeführt werden sollen. Dafür greifst du auf bereits existierende Regeln aus dem Rule Builder zurück oder erstellst neue direkt für diesen Zweck.

Jede Bedingung hat zwei mögliche Ergebnisse:

• Wahr (die Bedingung ist erfüllt)
• Falsch (die Bedingung ist nicht erfüllt

Für beide Pfade kannst du unterschiedliche Folgeaktionen oder weitere Bedingungen festlegen. Dadurch entsteht ein Entscheidungsbaum, der komplexe Geschäftslogik abbilden kann. Beispielsweise kannst du Bedingungen wie „Kundenherkunft ist Europa“ und „Warenkorbwert ist mindestens 1000€“ kombinieren.

Aktionen: Was passiert, wenn die Bedingungen erfüllt sind?

Sobald der Trigger ausgelöst wurde und die Bedingungen geprüft sind, folgen die eigentlichen Aktionen. Je nach Trigger stehen unterschiedliche Aktionsmöglichkeiten zur Verfügung:

• E-Mail verschicken: Automatischer Versand von E-Mails mit Anlagen
• Dokumente erzeugen: Rechnungen oder andere Dokumente generieren
• Status setzen: Bestell- oder Zahlungsstatus ändern
• Tags hinzufügen/entfernen: Kunden oder Bestellungen kategorisieren
• Webhooks auslösen: Kommunikation mit externen Systemen (ab Shopware Evolve Plan)
• Flow anhalten: Workflow beenden
• Zeitverzögerte Aktionen: Ausführung zu einem späteren Zeitpunkt

Besonders praktisch: Ab Shopware Version 6.5.3.0 kannst du auch Trigger aus anderen Apps in deine Flows integrieren. Außerdem ermöglichen zeitverzögerte Aktionen, dass du beispielsweise eine Woche nach dem Kauf automatisch eine Bewertungsanfrage verschickst.

Zusammenspiel mit dem Rule Builder

Der Flow Builder und Rule Builder arbeiten Hand in Hand. Während du im Rule Builder Regeln wie „Ist Samstag“ oder „Kunde aus USA“ definierst, nutzt du diese im Flow Builder als Bedingungen.

Ein konkretes Beispiel: Du erstellst im Rule Builder eine Regel „VIP-Kunde“ basierend auf Einkaufswert oder Kundengruppe. Im Flow Builder verwendest du diese Regel dann als Bedingung für den Trigger „Bestellung aufgegeben“. Abhängig davon, ob es sich um einen VIP-Kunden handelt, können unterschiedliche E-Mail-Vorlagen versendet oder spezielle Dokumente generiert werden.

Dieses Zusammenspiel eröffnet unendliche Möglichkeiten zur Automatisierung deiner Geschäftsprozesse – von einfachen Bestätigungsmails bis hin zu komplexen Workflows mit mehreren Bedingungen und verzweigten Aktionspfaden.

Deinen ersten Flow erstellen – Schritt für Schritt

Nachdem du nun verstanden hast, wie der Flow Builder funktioniert, ist es Zeit, deinen ersten eigenen Flow zu erstellen. Mit der folgenden Anleitung kannst du direkt loslegen und Automatisierungen in deinem Shop einrichten – ganz ohne Programmierkenntnisse.

1. Flow Builder öffnen und neuen Flow anlegen

Den Flow Builder findest du im Administrationsbereich deines Shopware 6 Shops unter Einstellungen > Shop > Flow Builder. Nach dem Öffnen siehst du eine Übersicht aller bereits angelegten Flows – sowohl aktive als auch inaktive.

Um einen neuen Flow zu erstellen, klicke auf den blauen Button Flow hinzufügen in der rechten oberen Ecke. Dadurch gelangst du direkt in die Konfigurationsoberfläche des neuen Flows.

Beim Anlegen eines neuen Flows stehen dir zwei Reiter zur Verfügung:

• Allgemein: Hier gibst du Basisinformationen ein
• Flow: Hier definierst du den eigentlichen Workflow

2. Trigger und Bedingungen definieren

Im Reiter Flow beginnst du mit der Auswahl eines passenden Triggers. Dieser bestimmt, wann dein Flow ausgelöst werden soll. Beispielsweise könnte „Checkout/Order/Placed“ (Bestellung wurde ausgeführt) ein sinnvoller Startpunkt für viele Shop-Automatisierungen sein.

Nachdem du den Trigger festgelegt hast, kannst du über das Plus-Symbol eine oder mehrere Bedingungen hinzufügen:

1. Klicke auf Bedingung (WENN) hinzufügen
2. Wähle eine bestehende Regel aus oder erstelle eine neue mit dem Rule Builder
3. Jede Bedingung hat zwei mögliche Ergebnisse: Wahr oder Falsch

Für eine grundlegende Automatisierung kannst du zunächst die Bedingung „Always valid“ (immer zutreffend) auswählen, damit dein Flow bei jedem Auslösen des Triggers ausgeführt wird.

3. Aktionen hinzufügen und testen

Anschließend definierst du, was passieren soll, wenn die Bedingungen erfüllt sind:

1. Klicke auf Aktion (Dann hinzufügen)
2. Wähle aus dem Dropdown Menü die gewünschte Aktion aus, beispielsweise:
   • E-Mail verschicken
   • Dokument erzeugen (z. Bsp.: eine Rechnung)
   • Status setzen
   • Tag hinzufügen

Für jede Aktion stehen dir spezifische Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Bei einer E-Mail-Aktion könntest du beispielsweise den Absender, Empfänger, das E-Mail-Template und eventuelle Anhänge festlegen.

Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist (Ergebnis „Falsch“), empfiehlt es sich, die Aktion Flow anhalten zu wählen, damit keine weiteren Aktionen ausgeführt werden.

4. Priorität und Aktivierung festlegen

Wechsle nun zum Reiter Allgemein, um die letzten Einstellungen vorzunehmen:

1. Name: Vergib einen eindeutigen, aussagekräftigen Namen (z.B. „Automatischer Rechnungsversand“)
2. Beschreibung: Füge eine hilfreiche Beschreibung hinzu, die den Zweck des Flows erklärt
3. Priorität: Lege einen Wert fest, um die Ausführungsreihenfolge bei mehreren Flows mit gleichem Trigger zu bestimmen (höhere Zahlen bedeuten höhere Priorität)
4. Aktiv: Aktiviere den Flow mit dem Schieberegler, damit er sofort nach dem Speichern verwendet werden kann

Abschließend klickst du auf den blauen Speichern-Button, und dein erster Flow ist einsatzbereit.

Denk daran, nach dem Erstellen eines Flows dessen Funktionalität zu testen. Führe dazu die entsprechende Aktion in deinem Shop aus (z.B. eine Testbestellung aufgeben) und überprüfe, ob der Flow wie erwartet ausgeführt wird.

Je mehr du mit dem Flow Builder arbeitest, desto komplexere Automatisierungen kannst du erstellen. Beginne mit einfachen Flows und steigere allmählich den Komplexitätsgrad, um dich mit der Funktionsweise vertraut zu machen.

Praxisbeispiele für den Flow Builder im Online-Shop

Automatischer Rechnungsversand bei Bestellung

Manuelles Erstellen und Versenden von Rechnungen kostet wertvolle Zeit. Mit dem Flow Builder lässt sich dieser Prozess vollständig automatisieren:

1. Erstelle einen neuen Flow mit dem Trigger „Checkout/Order/Placed“
2. Wähle als Aktion „Dokument erzeugen“ und setze den Dokumententyp auf „Rechnung“
3. Füge eine weitere Aktion „E-Mail verschicken“ hinzu
4. Wähle ein entsprechendes E-Mail-Template für die Bestellbestätigung
5. Füge das zuvor erzeugte Rechnungsdokument als Anhang hinzu

Besonders praktisch ist diese Automatisierung, wenn Kunden die Zahlungsart „Rechnung“ wählen. In diesem Fall wird sofort nach Bestellabschluss automatisch eine Rechnung generiert und dem Kunden zugesandt.

Benachrichtigung an das Lager bei Zahlungseingang

Damit dein Versandteam sofort informiert wird, sobald eine bezahlte Bestellung eingegangen ist, kannst du bspw. folgenden Flow nutzen:

1. Wähle den Trigger „State Enter/Order Transaction/State/Paid“
2. Wähle den Trigger „State Enter/Order Transaction/State/Paid“
3. Als zweite Aktion wähle „E-Mail verschicken“ mit dem Empfänger „Eigener Empfänger“
4. Trage die E-Mail-Adresse deines Lagers ein
5. Wähle ein passendes E-Mail-Template und füge den Lieferschein als Anhang hinzu

Zusätzlich kannst du den Bestellstatus auf „Versand“ setzen, damit das Team weiß, dass diese Bestellung bereits bearbeitet wird.

Kundenumfrage nach Kontolöschung

Um Feedback zu erhalten, warum Kunden ihr Konto löschen, kannst du folgenden Flow nutzen:

1. Verwende den Trigger „Customer/Deleted“
2. Als Aktion wähle „E-Mail verschicken“ mit dem gelöschten Kunden als Empfänger
3. Nutze ein spezielles E-Mail-Template für die Umfrage
4. Alternativ kannst du über einen Webhook eine Umfrage-Software anstoßen

Durch dieses Feedback gewinnst du wertvolle Einblicke in mögliche Probleme deines Shops oder deiner Prozesse.

Kundentagging nach Herkunftsland

Um deine Kunden basierend auf ihrer Herkunft zu segmentieren, nutze folgenden Flow:

1. Verwende den Trigger „Checkout/Customer/Register“
2. Füge Bedingungen für verschiedene Länder hinzu
3. Für jedes Land wähle als Aktion „Tag hinzufügen“
4. Vergebe aussagekräftige Tags wie „Kunde_DE“, „Kunde_AT“ oder „Kunde_CH“

Dies erleichtert anschließend zielgerichtete Marketingaktionen, länderspezifische Angebote oder die Analyse deines internationalen Kundenstamms.

Der Flow Builder ermöglicht darüber hinaus unzählige weitere Automatisierungen: automatische Benachrichtigungen bei Lagerbestand-Änderungen, personalisierte E-Mails für Stammkunden oder die Kommunikation mit externen Systemen. Die hier vorgestellten Beispiele sind lediglich der Anfang dessen, was du mit diesem kraftvollen Werkzeug umsetzen kannst.

Tipps für fortgeschrittene Automatisierungen

Nachdem du die Grundlagen des Flow Builders beherrschst, kannst du mit fortgeschrittenen Funktionen noch mehr aus deinen Shopware-Automatisierungen herausholen. Diese erweiterten Möglichkeiten bringen deine Shop-Prozesse auf ein neues Level.

Webhooks und externe Systeme einbinden

Wenn du einen Shopware Evolve oder Beyond Plan hast, bietet dir der Flow Builder Webhook-Aktionen, die deine Automatisierungen über die Shopware-Grenzen hinaus erweitern. Mit Webhooks kannst du Daten an Drittsysteme übermitteln und so verschiedene Plattformen miteinander verbinden.

Bei der Einrichtung eines Webhooks stehen dir fünf verschiedene Methoden zur Verfügung:

• GET: Informationen von einer externen Ressource abrufen
• POST: Informationen an eine externe Ressource senden
• PUT: Vorhandene Informationen in der Zielressource ersetzen
• PATCH: Partielle Änderungen an externen Ressourcen vornehmen
• DELETE: Informationen aus der Zielressource entfernen

Ein praktisches Beispiel ist die Integration mit Slack oder anderen Messengerdiensten. Dadurch erhält dein Team automatisch Benachrichtigungen bei neuen Bestellungen oder anderen wichtigen Ereignissen. Achte bei allen Webhook-Verbindungen auf HTTPS-Verschlüsselung für maximale Sicherheit.

Zeitverzögerte Aktionen nutzen

Mit zeitverzögerten Flow-Aktionen kannst du Abläufe planen, die erst nach einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden. Diese Funktion steht in Shopware Beyond zur Verfügung oder kann über Plugins nachgerüstet werden.

Verzögerungen kannst du in Minuten, Stunden oder Tagen festlegen. Dadurch ergeben sich vielfältige Einsatzmöglichkeiten wie beispielsweise:

• Versand einer Bewertungsanfrage eine Woche nach Lieferung
• Automatische Stornierung unbezahlter Bestellungen nach 14 Tagen
• Zahlungserinnerungen sieben Tage nach Bestelleingang

Alle wartenden Flows findest du im Admin-Bereich unter „Einstellungen > Erweiterungen > Flow Builder Verzögerungen“. Dort siehst du die nächste Ausführungszeit, den Flow-Namen und weitere relevante Informationen.

Fehlerbehandlung und Testläufe

Besonders bei komplexeren Automatisierungen ist gründliches Testen unerlässlich. Bevor du einen Flow aktivierst, solltest du ihn in einer kontrollierten Umgebung ausgiebig prüfen.

Falls bei der Ausführung eines Flows Fehler auftreten, werden diese im System protokolliert. Bei zeitverzögerten Aktionen bleiben fehlgeschlagene Einträge in der Übersicht erhalten und werden entsprechend markiert, während erfolgreich abgearbeitete Einträge automatisch gelöscht werden.

Für die korrekte Abarbeitung zeitverzögerter Aktionen ist die richtige Konfiguration der „Scheduled Tasks“ und der „Message Queue“ in Shopware wichtig. Diese technischen Komponenten sorgen dafür, dass geplante Aktionen zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden.

Flows für verschiedene Kundensegmente

Eine fortgeschrittene Anwendung des Flow Builders ist die Erstellung personalisierter Abläufe für verschiedene Kundensegmente. Mit der KI-Kundenklassifizierung kannst du Kunden automatisch in Gruppen einteilen, wie:

• Loyale Stammkunden mit häufigen Käufen
• High-Value-Kunden mit hohem Bestellwert
• Neukunden nach ihrem ersten Einkauf

Durch die Kombination mit dem Flow Builder kannst du für jedes Segment maßgeschneiderte Aktionen auslösen. Außerdem lassen sich Automatisierungen für die Bestandsverwaltung einrichten, die beispielsweise bei niedrigem Lagerbestand automatisch Nachbestellungen beim Lieferanten auslösen.

Fazit: Shopware 6 Flow Builder – dein Weg zur Prozessautomatisierung

Nach allem, was du nun über den Shopware 6 Flow Builder erfahren hast, wird deutlich, warum dieses Tool für moderne Online-Händler unverzichtbar geworden ist. Ohne Zweifel bietet der Flow Builder eine beeindruckende Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig wertvolle Zeit für strategische Aktivitäten zu gewinnen.

Die Kombination aus Triggern, Bedingungen und Aktionen ermöglicht dir, maßgeschneiderte Prozesse für nahezu jede Situation in deinem Shop zu erstellen. Besonders bemerkenswert ist dabei, dass du all diese leistungsstarken Automatisierungen ohne eine einzige Zeile Code umsetzen kannst. Dadurch wird der Flow Builder zum idealen Werkzeug für Shopbetreiber aller technischen Kenntnisstufen.

Die vorgestellten Praxisbeispiele – vom automatischen Rechnungsversand bis hin zu Slack-Benachrichtigungen bei neuen Bestellungen – zeigen nur einen kleinen Ausschnitt der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten. Je nach deinen individuellen Anforderungen kannst du diese Beispiele anpassen oder als Inspiration für eigene Automatisierungen nutzen.

Zeitverzögerte Aktionen und Webhook-Integrationen erweitern das Potenzial des Flow Builders zusätzlich und ermöglichen komplexere Workflows, die über die Grenzen deines Shops hinausgehen. Während du erste Erfahrungen sammelst, wirst du schnell erkennen, welche Prozesse in deinem Geschäftsalltag von einer Automatisierung profitieren können.

Fange am besten mit einfachen Flows an und steigere schrittweise die Komplexität deiner Automatisierungen. Dadurch gewinnst du nicht nur wertvolle Zeit zurück, sondern steigerst auch die Effizienz deines Online-Shops und verbesserst letztendlich das Kundenerlebnis.

Der Shopware 6 Flow Builder ist unbestreitbar eines der mächtigsten Tools in deinem E-Commerce-Arsenal – nutze seine volle Kraft, um deinen Shop auf das nächste Level zu heben.